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이번 시간은 시말서 쓰는법에 대해 알려드리기 위한 정보 포스팅을 준비했는데 시말서(始末書)는 업무 등을 처리함에 있어 과실이나 분쟁, 정해진 규정 위반을 한 사람이 사실 관계를 분명히 하여 사죄하고 같은 잘못을 반복하지 않겠다는 것을 서약하는 내용의 문서로 경위서라고 불리기도 합니다.
시말서를 작성하는 사유로는 업무재해, 불량품 발생, 배송 오류, 장비 고장, 납품 지연, 질병 발생, 발주 오류, 물품 분실, 부정행위 등의 사건 사고가 발생했을 때 이 문서를 작성해서 상급자에게 제출하게 될 일이 생길 수 있는데요.
이런 불미스러운 일로 문제가 발생했을 때 경미한 일일 경우 구두로 사죄를 하면 되지만 사태가 중대하고 상대방에게 반성이나 사죄의 뜻을 보여야 할 때 제출하게 되는 문서임을 알 수 있는데 이러한 문서를 처음으로 작성하게 됐을 때 양식은 어떻게 하고 어떤 식으로 쓰는 건지 잘 몰라서 막막함을 느낀 분들이 있을 거예요.
그런 의미에서 이번 포스팅을 통해 시말서 쓰는법과 관련된 내용을 정리하여 간단히 알려드리도록 할 테니 이 내용을 확인해 보면 작성함에 있어 도움이 될 수 있을 것입니다.
이 문서는 재발방지와 대책을 수립함에 있어 중요한 자료가 되는데 보통 소속 조직에서 정해져 있는 양식을 사용해야 될 수 있으니 확인해 볼 필요가 있고 그렇지 않을 경우 별도의 양식 없이 자유롭게 작성해도 되는데요.
기본적인 필수 기재사항으로 소속(부서), 직위(직급), 성명의 인적사항을 적고 발생 경위> 발생 원인과 이유> 반성과 사죄> 재발 방지책(의견)에 대한 내용 순으로 구성하여 작성을 해주시면 됩니다.
발생 경위를 적을 땐 시간의 흐름에 맞게 육하원칙(누가, 언제, 어디에서, 무엇을, 어떻게, 왜)에 따라 명료하게 요약해서 작성하는 게 좋은데 이유는 신속하게 현황을 파악해야 될 수 있기 때문이며 자신의 의견을 밝히고자 할 땐 최대한 객관적으로 작성하는 게 좋을 거예요.
이처럼 벌어진 사건이나 문제의 개요를 적을 땐 읽는 사람이 쉽게 이해할 수 있도록 핵심적인 사실의 내용을 간략히 작성해야 되는데 작성할 때 억울한 감정이나 책임을 전가하는 듯한 내용이 포함되어 있을 경우 변명이나 핑계처럼 느껴져서 오히려 역효과가 생길 수 있으니 주의할 필요가 있을 것입니다.
시말서와 반성문에서 다른 차이점이 있다면 무조건 저자세에서 반성하는 내용만 적는 것이 아니라 문제가 발생된 요인에 대해 허위 없이 정확히 기술하고 이런 일이 벌어진 원인과 대책을 명시하여 앞으로 반복된 일이 생기지 않게 하겠다는 의지를 알리는 것이 중요한 것이므로 이런 점을 참고해서 작성을 하면 되는데요.
예를 들어 작업 중 물건을 파손하게 되어 시말서를 제출해야 되는 상황일 경우
"몇 월 몇 시 몇 분경에 부주의한 결과로 회사 제품을 파손하는 일이 발생하여 회사 업무에 지장을 초래하게 됐고 이러한 부분에서 관리 및 지도를 제대로 하지 못한 책임자로서의 책임도 있음을 인정하며 사죄의 말씀을 드리고 이번에 발생한 사고를 계기로 다시는 이런 일이 발생하지 않게끔 좀 더 주의를 기울이고 개선할 수 있게 조치를 취하도록 하겠습니다."
이런 식으로 서론> 본론> 결론으로 풀어서 상세하게 기술하면 되고 규정을 위반한 사실이 있다면 그에 따른 처벌도 감수하겠다면서 반성과 사죄의 모습을 보이고 재발 방지책에 대한 내용에 좀 더 신경을 써서 작성하는 게 좋을 거예요.
시말서는 상급자에게 꾸지람을 받았거나 그러한 상황에서 작성하게 되는 문서로 알려져 있지만 더 잘하자는 용도의 성격이 더 강한 것이니 너무 자책할 필요는 없고 본인의 과실, 부주의함을 인정하고 앞으로는 이런 일이 반복되지 않게 개선해야겠다는 마음가짐이 중요하다고 생각합니다.
직장 생활을 하다 보면 누구나 실수를 할 수 있는 일이기 때문에 정직한 모습으로 잘못을 인정하고 반성하는 자세를 가질 필요가 있으며, 앞으로 재발하지 않게 조심하겠다는 내용의 시말서를 성심 성의껏 작성하여 제출한다면 그 마음이 전해져 심정을 이해하는 상급자로부터 격려와 선처를 받을 수 있을 것입니다.
이상으로 시말서 쓰는법으로 양식 및 취해야 될 자세에 대해서 간단히 정리하여 알려드린 포스팅을 마치겠으며, 부디 이 포스팅이 알차고 유익한 정보가 되셨길 바라겠고 앞으로도 도움이 되는 최신 소식을 전해드리기 위해 노력하도록 할게요.
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